Spisová služba je určena všem podnikatelům, kteří chtějí mít ve své společnosti dokumenty pod trvalou kontrolou.
 |
Máte některé dokumenty v digitální a další v papírové podobě? |
 |
Také se Vám stalo, že se po delší době ozve bývalý zákazník a Vy nemůžete dohledat písemnosti, ani korespondenci, abyste mohli plynule navázat na již proběhnuvší spolupráci? |
 |
Zálohujete si data? |
 |
Putují dokumenty ve Vaší společnosti od jednoho zaměstnance k druhému a nikdo neví, kde se zrovna daný materiál pohybuje? |
 |
Vyskytují se ve Vaší společnosti některé dokumenty v několika kopiích? |
 |
Najdete všechny dokumenty, pokud zrovna Vaše asistentka není v práci? |
 |
Věděli jste, že dle archivního zákona je každá obchodní společnost povinna uchovávat své dokumenty a po uplynutí konrétních lhůt tyto nabídnou Státnímu archivu pod hrozbou pokuty? |
 |
Všechny tyto otázky skrývají zbytečně vynaložené náklady. Ty lze zásadním způsobem snížit, jen pokud ke správě a archivaci dokumentů budete přistupovat jako k celkovému procesu. Systém digitálního archivu Vám především zpřehlední práci s dokumenty, ušetří čas a peníze. Nebudete ztrácet čas hledáním, nebudete muset tisknout dokumenty navíc a také např. zlepší komunikaci se zákazníky. |
Výhody,
které
s námi
získáte:
- jednoduchý a přehledný systém správy dokumentů, ať byly původně v digitální či papírové podobě
- sjednocení ukládání dokumentů
- urychlení vyhledávání dokumentů - zefektivnění pracovních procesů
- přístup k dokumentům mají jen oprávněné osoby
- o dokumenty bude profesionálně postaráno
- snížení prostorových nároků na Vaši kancelář pro skladování dokumentů
- sledování a dodržování příslušných norem přenášíte na nás
- legislativní a technická podpora v oblasti správy dokumentů
Jak bude vlastně naše spolupráce probíhat?
Dokumenty
- převezmeme,
- roztřídíme,
- zaevidujeme a
- zdigitalizujeme.
Vytvoříme individuální systém pro práci s dokumenty (spisový řád) Vaší společnosti na míru.
V případě, že bude možné určité dokumenty skartovat/archivovat, dáme Vám vědět.
