FAQ
Co je to spisová služba ?
Každá
obchodní
společnost,
družstvo,
úřad, škola,
veřejná
instituce a
organizace
založená
státem je
dle zákona
č. 499/2004
Sb., o
archivnictví
a spisové
službě,
povinna
uchovávat
své
dokumenty a
po uplynutí
konkrétních
lhůt tyto
nabídnout
Státnímu
archivu.
Spisová
služba je
profesionální
správou
dokumentů s
minimalizováním
možnosti
pochybení
při jejich
skladování
jak z
personálního,
tak
technického
hlediska
(správná
vlhkost
vzduchu,
teplota,
přístup
pouze
autorizovaných
osob,
uchování
dokumentů po
zákonem
stanovenou
dobu).
Uspořádání a
digitalizace
dokumentů
spolu s
individuálním
spisovým
řádem
snižuje čas
při
vyhledávání
konkrétních
dat. Další
nespornou
výhodou
uložení
Vašich
dokumentů v
naší
spisovně
výrazně
snižuje
prostorové
nároky na
kanceláře
Vaší
společnosti.
Díky tomu,
že platíte
pouze za
prostor,
který je
skutečně
používán k
uložení
písemností,
jsou Vaše
náklady za
skladování
vynakládány
efektivně.
Samozřejmostí
je Váš stálý
přístup k
dokumentům a
především -
veškeré
úkony
spojené se
správnou
archivací,
skartací
Vašich
dokumentů a
komunikaci
se Státním
archivem
provádíme
my. Průběžně
Vás budeme
informovat i
o změně
legislativy
a poskytovat
související
poradenskou
službu.
Budu mít přístup ke svým dokumentům ?
Stálý
přístup k
dokumentům
je
samozřejmostí.
Všechny
dokumenty v
logickém
systému jsou
snáze
dohledatelné,
včetně těch
původně
papírové
podoby, nyní
digitalizovaných.
Co je to spisový řád ?
Spisový řád
se skládá ze
spisového a
skartačního
plánu, které
Vám a Vašim
zaměstnancům
poskytnou
jasný a
stručný
návod, jak s
jednotlivými
dokumenty
nakládat s
ohledem na
platnou
právní
úpravu.
Kompletní spisové a archivní služby
Vaše
dokumenty
převezmeme,
roztřídíme,
uspořádáme,
zaevidujeme,
převedeme do
elektronické
podoby,
vypracujeme
pro Vaši
společnost
individuální
spisový a
skartační
plán
(spisový
řád),
uložíme v
archivních
šanonech po
dobu
skartační
lhůty a po
jejím
uplynutí
zajistíme
skartační
povolení a
dokumenty
mimo
archiválií
řádným
způsobem
zlikvidujeme.
Archiválie
Vaši
společnosti
budou dle
zákona
předány
příslušnému
státnímu
oblastnímu
archivu.
Musím nadále skladovat dokumenty v papírové podobě ?
Originály je
třeba
uchovat po
dobu tzv.
skartačních
lhůt (dle
typu
dokumentu -
např.
pracovní
smlouvy,
stavební
dokumentace…),
které
hlídáme za
Vás, a to je
možné buď ve
Vašich
prostorách
či v
prostorách k
tomu přímo
určených - v
naší
spisovně,
kde
udržujeme
optimální
podmínky pro
uchování
dokumentů.
Uložením u
nás pro Vás
odpadá
nutnost
stále
navyšovat
kapacitu
skladovacích
prostor s
přibývajícími
spisy. Výše
a typ sankce
se liší dle
jednotlivých
zákonů
vztahující
se na daný
typ
dokumentace,
povětšinou
se jedná o
„pokuty“
pohybující
se mezi řády
tisíců a
statisíců
korun
českých.
