Spisová služba a elektronická správa dokumentů

Spisová služba je určena všem podnikatelům, kteří chtějí mít ve své společnosti dokumenty pod trvalou kontrolou.

Máte některé dokumenty v digitální a další v papírové podobě?
Také se Vám stalo, že se po delší době ozve bývalý zákazník a Vy nemůžete dohledat písemnosti, ani korespondenci, abyste mohli plynule navázat na již proběhnuvší spolupráci?
Zálohujete si data?
Putují dokumenty ve Vaší společnosti od jednoho zaměstnance k druhému a nikdo neví, kde se zrovna daný materiál pohybuje?
Vyskytují se ve Vaší společnosti některé dokumenty v několika kopiích?
Najdete všechny dokumenty, pokud zrovna Vaše asistentka není v práci?
Věděli jste, že dle archivního zákona je každá obchodní společnost povinna uchovávat své dokumenty a po uplynutí konrétních lhůt tyto nabídnou Státnímu archivu pod hrozbou pokuty?
Všechny tyto otázky skrývají zbytečně vynaložené náklady. Ty lze zásadním způsobem snížit, jen pokud ke správě a archivaci dokumentů budete přistupovat jako k celkovému procesu. Systém digitálního archivu Vám především zpřehlední práci s dokumenty, ušetří čas a peníze. Nebudete ztrácet čas hledáním, nebudete muset tisknout dokumenty navíc a také např. zlepší komunikaci se zákazníky.


Výhody, které s námi získáte:

  • jednoduchý a přehledný systém správy dokumentů, ať byly původně v digitální či papírové podobě
  • sjednocení ukládání dokumentů
  • urychlení vyhledávání dokumentů - zefektivnění pracovních procesů
  • přístup k dokumentům mají jen oprávněné osoby
  • o dokumenty bude profesionálně postaráno
  • snížení prostorových nároků na Vaši kancelář pro skladování dokumentů
  • sledování a dodržování příslušných norem přenášíte na nás
  • legislativní a technická podpora v oblasti správy dokumentů

Jak bude vlastně naše spolupráce probíhat?

Dokumenty

  • převezmeme,
  • roztřídíme,
  • zaevidujeme a
  • zdigitalizujeme.

Vytvoříme individuální systém pro práci s dokumenty (spisový řád) Vaší společnosti na míru.

V případě, že bude možné určité dokumenty skartovat/archivovat, dáme Vám vědět.  

 

 

 


+420 777 762 531       © 2009 EXPERT SERVIS spol. s r.o. | info@expert-servis.eu