FAQ

Co je to spisová služba ?

Každá obchodní společnost, družstvo, úřad, škola, veřejná instituce a organizace založená státem je dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, povinna uchovávat své dokumenty a po uplynutí konkrétních lhůt tyto nabídnout Státnímu archivu. Spisová služba je profesionální správou dokumentů s minimalizováním možnosti pochybení při jejich skladování jak z personálního, tak technického hlediska (správná vlhkost vzduchu, teplota, přístup pouze autorizovaných osob, uchování dokumentů po zákonem stanovenou dobu). Uspořádání a digitalizace dokumentů spolu s individuálním spisovým řádem snižuje čas při vyhledávání konkrétních dat. Další nespornou výhodou uložení Vašich dokumentů v naší spisovně výrazně snižuje prostorové nároky na kanceláře Vaší společnosti. Díky tomu, že platíte pouze za prostor, který je skutečně používán k uložení písemností, jsou Vaše náklady za skladování vynakládány efektivně. Samozřejmostí je Váš stálý přístup k dokumentům a především - veškeré úkony spojené se správnou archivací, skartací Vašich dokumentů a komunikaci se Státním archivem provádíme my. Průběžně Vás budeme informovat i o změně legislativy a poskytovat související poradenskou službu.

Budu mít přístup ke svým dokumentům ?

Stálý přístup k dokumentům je samozřejmostí. Všechny dokumenty v logickém systému jsou snáze dohledatelné, včetně těch původně papírové podoby, nyní digitalizovaných.

Co je to spisový řád ?

Spisový řád se skládá ze spisového a skartačního plánu, které Vám a Vašim zaměstnancům poskytnou jasný a stručný návod, jak s jednotlivými dokumenty nakládat s ohledem na platnou právní úpravu.

Kompletní spisové a archivní služby

Vaše dokumenty převezmeme, roztřídíme, uspořádáme, zaevidujeme, převedeme do elektronické podoby, vypracujeme pro Vaši společnost individuální spisový a skartační plán (spisový řád), uložíme v archivních šanonech po dobu skartační lhůty a po jejím uplynutí zajistíme skartační povolení a dokumenty mimo archiválií řádným způsobem zlikvidujeme. Archiválie Vaši společnosti budou dle zákona předány příslušnému státnímu oblastnímu archivu.

Musím nadále skladovat dokumenty v papírové podobě ?

Originály je třeba uchovat po dobu tzv. skartačních lhůt (dle typu dokumentu - např. pracovní smlouvy, stavební dokumentace…), které hlídáme za Vás, a to je možné buď ve Vašich prostorách či v prostorách k tomu přímo určených - v naší spisovně, kde udržujeme optimální podmínky pro uchování dokumentů. Uložením u nás pro Vás odpadá nutnost stále navyšovat kapacitu skladovacích prostor s přibývajícími spisy. Výše a typ sankce se liší dle jednotlivých zákonů vztahující se na daný typ dokumentace, povětšinou se jedná o „pokuty“ pohybující se mezi řády tisíců a statisíců korun českých.

 

 

 


+420 777 762 531       © 2009 EXPERT SERVIS spol. s r.o. | info@expert-servis.eu